E-mail anksiyetesini daha önce duydun mu?
Yapılan bir araştırma, insanların e-maillere yanıt verirken stres yaşadıklarını ve vücut ısılarının arttığını gösteriyor. Yani e-posta yazarken ter döküyorsan yalnız değilsin.
Bu yazıda öğreneceğin bilgilerle sen de hem hızlı hem iyi e-mailler yazabileceksin. Gel önce iyi e-mail yazmanın önemine, sonra nelere dikkat etmen gerektiğine bakış atalım!
E-mail yazmak halen önemli mi?
Evet, e-mail yazmak 2024 yılında halen önemli ve öyle olmaya devam edecek gibi görünüyor.
Aşağıdaki istatistiklere bir bak, dünyada e-posta kullanımına ilişkin önemli veriler var:
2024 yılı itibarıyla dünyada 4.48 milyar e-posta kullanıcısı bulunuyor.
Küresel ölçekte yıllık gönderilen elektronik ileti sayısı 361.6 milyar.
Statistia verilerine göre 2027’de yıllık ileti sayısının 408.2 milyara ulaşması bekleniyor.
İstatistiklere göre e-postalar, iletişim ve pazarlama için halen oldukça popüler. Dolayısıyla iyi mail yazmak, kurumsal iletişimde ve iş yaşamında önemli bir beceri.
Özellikle işin dijitaldeyse sık sık mail atman ve yanıtlaman gerekecek. Bu nedenle mail yazma becerilerini geliştirmek için ek çaba göstermen gerekiyor.
Neden daha iyi mail yazmalısın?
Uzaktan iletişimde sana lazım olan şey kelimeler ve onları nasıl kullandığın. Bu nedenle bir işe başvururken ya da iş teklifini yanıtlarken kelimelerin gücünü kullanmalısın.
Araştırma yaparken en çok Gen Z’nin e-mail kaygısı yaşadığına dair makalelere rastladım. Mail açma, okuma ve yanıtlama sürecinde yoğun baskı altında hisseden Z kuşağı bireyler, e-maillerin resmi yapısına uyum sağlamakta güçlük çekiyor.
Ben de bir Z kuşağı olarak, “Bizi her bakımdan yetersiz gören memnuniyetsiz boomerlara laf verecek değiliz.” mottosuyla konuya el atma sorumluluğu hissettim.
İlk olarak e-mail birçok yerde karşına çıkar:
Kurumsal iletişim
E-mail pazarlaması
İş başvurusu/teklifi
Fatura vb. resmi evraklar
İyi mail yazmak sana şunları kazandırır:
Kaygın azalır.
Zaman kazanırsın.
İş stresin azalır.
Rekabette öne çıkarsın.
Şundan bahsetmekte fayda var, e-mailler artık yapay zekayla da yazılabiliyor. Bunun için geliştirilmiş eklentiler dahi mevcut. Amaçsa e-mail yazma süresini kısaltmak ve zamandan tasarruf etmek.
Neden iyi bir e-mail yazarı olman gerektiğini anladıysan, selam ve hitaptan başlayarak kapanış metnine kadar olan e-mail yazma sürecini ele alalım.
1. Konu başlığı seçimi
İlk izlenim için en önemli birinci madde: konu başlığı.
Burası gerçekten çok önemli. Hem konuyu genel anlamda ifade etmek hem de ilgi çekici olmak için konu başlıklarını kullanabilirsin.
Nasıl ki bir blog için meta açıklamasının ilk karakterlerini önemsiyoruz, e-mail yazarken de aynı mantık. Karşı tarafın ilgisini çekmek için konuyu en iyi tanımlayan ve dikkat çeken bir başlık seçmelisin.
En basit konu başlıkları için bazı örnekler:
Pozisyon - Ad Soyad
CV - Ad Soyad
İş Teklifi - Sektör veya Hizmet Adı
Toplantı Talebi - Tarih ve Saat
Beni Tanıyın - CV ve Portfolyo
Konu başlıklarını daha yaratıcı hale getirmek senin hayal gücüne kalmış. Unutma, farklı olanlar hep akılda kalır ve ne kadar farklı olursan o kadar iyi.
2. Selamlama ve hitap
E-mail yazmaya selamlama ve uygun bir hitapla başlamalısın.
Selamlamanın kurumsal dile uygun olması da gerekiyor:
Selam X
Merhaba X
Sevgiler X
Günaydın X
Şunu yapma mesela:
Hocam bir bakar mısın
Birader bizim bir iş teklifi vardı
Ustam bizim iş teklifi ne oldu
Hitap ederken de ismiyle seslen. Herkesin bir ismi var, absürt lakaplara gerek yok.
Ayrıca ben hem “sen” hem “siz” demekten yanayım. Eğer sen kararsızsan maildeki hitaba göre cevap verebilirsin.
Önce siz ile başlayıp sonra samimiyete göre sen ile devam etmek benim tercihim.
3. Dil tonu
Mail yazarken kendini pek çok ton kullanarak ifade edebilirsin. Ton seçerken içinde bulunduğun durumu ve karşı tarafla olan ilişkini göz önünde bulundurmalısın.
Kullanabileceğin tonlar şöyle:
Resmi
Samimi
İyimser
Açıklayıcı
Öğretici
Coşkulu
Öyküleyici
Dil tonu, amacını ve duygunu belirtmek için kullanacağın en önemli güç. Mail yazmaya başlarken hangi tonu kullanacağını bilirsen işin kolaylaşır.
Mesela birkaç örnek:
Yeni bir iş için resmi,
Takım arkadaşın için samimi,
Öğrencin için öğretici,
Karmaşık bir konu içinse açıklayıcı bir ton kullanabilirsin.
En önemlisi de mail yazarken çok fazla ünlem işareti kullanmamak, ayrımcı bir dilden uzak durmak ve saygıyı korumak.
4. İmla ve dilbilgisi kuralları
E-mail yazarken dilbilgisi ve imla kurallarına çok fazla dikkat ediliyor.
Özellikle işin yazmakla ilgiliyse hiç hata yapma şansın yok. Tamam elin değmiştir, klavye yanlış yazmıştır ama bunu kimseye anlatamazsın.
Örneğin “Herkes” yerine “Herkez” yazarsan auran bir anda -10000 olabilir. Bu nedenle özellikle “Herkes, yalnız, direkt” gibi kelimeleri asla yanlış yazma. Göndermeden önce birkaç defa kontrol et. Doğru yazdığından emin değilsen TDK sözlüğüne bak.
“Aman ne olur sanki.” deyip geçme çünkü yazım yanlışları gerçek anlamda saygının yitirilmesine neden oluyor. Karşı taraftan direkt geçersiz not alırsın ve seni dikkate alması da pek olası değil.
Bunun beraberinde “-de -da” ayrımına da dikkat et. Nispeten daha kabul edilebilir bir hata çünkü bazı ayrımlar gerçekten kafa karıştırabiliyor. Fakat “O da “ yerine “Oda” demek kabul edilemez tabii ki.
Son olarak yüklem çekimlerini kontrolden geçir. Mümkün olduğunca akıcı ve tutarlı geçişler olmasına dikkat et. Mesela -maktadır dedikten sonra -yor dersen işler karışır. Zaten mailde -maktadır çekimi kullanılmak da çok tercih edilmiyor.
5. Kapanış metni
E-mailini kapanış metniyle bitirmelisin. Bu genellikle en basit kısımdır ve kısa bir bölümdür. Burada yapman gereken, karşı taraftan ne istediğini özetlemen.
Diyelim ki konuyu anlattın, karşı taraftan bir beklentin olmalı. Maili okuduktan sonra ne yapmasını istiyorsan onu belirt. En azından “geri dönüşlerinizi bekliyorum.” diyebilirsin.
“Gereğini yapmanızı istiyorum.”
“İlgilenirseniz çok memnun kalacağım.”
“Kontrol sağlarsanız sevinirim.”
“Beni bu konuda bilgilendirmenizi istiyorum.”
“Teklifinizi merakla bekliyorum.”
Bir istekte bulunmuyorsan ve amacın sadece bilgilendirmekse “Bilgi vermek istedim.” diyerek konuyu kapatabilirsin.
Ve son dokunuşu yapıyoruz:
Sevgiler
Saygılarımla
İyi günler
İyi çalışmalar
Son olarak yukarıdakilerden birini seç, alt satıra geç ve ismini soyismini yaz. İşte bu kadar, mailin hazır. Artık biçimlendirmesini de yaptıktan sonra iletilmeye hazır.
Unutmadan, eğer bir dosya, ses veya görsel eklemen gerekiyorsa da “Dosya ekle” bölümünden ilgili eki seçebilirsin. Dilersen metin sonunda “Dosyayı ekte bulabilirsiniz.” tarzı bir bilgilendirme geçmen de mümkün.
6. Düzenleme ve biçimlendirme
Metni yazdın, şimdi düzenleme aşamasına geçebilirsin.
İlk olarak metni dilbilgisi açısından kontrol et:
Yazım yanlışlarını,
Yüklem uyumsuzluklarını,
Akıcılığı bozan cümleleri,
Fazla kelime tekrarlarını gider.
Metindeki hataları giderdikten sonra görsel açıdan daha hoş bir görüntü sunmak için biçimlendirme aşamasına geçebilirsin.
Biçimlendirme işlemini şu şekilde yapabilirsin:
Kısaltmalar ve cümle başı haricinde hiçbir harfi büyük yazma.
Her konu değişiminde yeni bir paragraf aç.
Paragraflar arasında birer boşluk bırak.
Gerekirse okumayı kolaylaştırmak için başlık ekle.
Bold yap, italik kullanarak önemli noktaları vurgula.
Okumayı kolaylaştırmak için maddeli anlatıma yer ver.
Son olarak, metni biçimlendirirken önemli noktaları vurgulayabilirsin ancak metnin görüntüsünü kötü etkileyecek abartılı renkler ve öğeler kullanmamalısın.
Özetle
Mail yazmanın önemli bir beceri olduğu bu zamanda iyi bir mailin nasıl olması gerektiğine dair ipuçları ve dikkat edilmesi gereken detayları paylaştım.
Yukarıda görüldüğü üzere kurallarımız esnek, kendine göre bir hitap ve ton seçmekte özgürsün. Yalnızca birkaç kurala dikkat etmek ve dilbilgisi hatalarından uzak durmak ziyadesiyle yeterli.
Son olarak herkesin maili kendinedir diyerek kapanışı yapabiliriz. Umarım verdiğim bilgiler mail yazma konusunda biraz daha aydınlatıcı olmuştur.
Bu arada, LinkedIn mesajlarını satışa dönüştürmekle ilgili bir yazım da var. O da iş hayatında işine yarayabileceği için buraya tıklayarak okuyabilirsin.
İçeriği beğendiysen bizi takip edebilir, LinkedIn’deki topluluğumuza katılabilirsin.
Freelancerlar, dijital göçebeler ve uzaktan çalışanlar için hazırladığımız içerikler için bizi takip et!
Comments