Farklı zaman dilimlerinde çalışan insanların iletişim problemleri had safhada. Uzaktan çalışma kültürü yaygınlaşırken hayatımızı da kolaylaştırmak için yeni iletişim becerilerine ihtiyacımız var. Aksi durumda yetersiz iletişim nedeniyle işler sarpa sarabiliyor.
Bu yazıda uzaktan çalışırken ekibinle nasıl sağlıklı ilişki kurabileceğini öğreneceksin. Sıralayacağım becerilere sahip olmak; kariyer hayatında daha saygılı, empatik ve kaygısız bir iletişimi beraberinde getirecek. Gel birlikte yeni norm haline gelen iletişim becerilerine bakalım!
Farklı ihtiyaçlara saygı duyun
Farklı zaman dilimlerinde çalışan bir ekibe sahipsen empati yeteneğinin gelişmiş olması gerekiyor. Artık tek bir zaman dilimini değil, birden fazla ülkenin zaman dilimini takip etmen gerekecek. Çünkü senin çalışma saatin bir başkasının uyku saatine denk gelebilir.
Bu durumda şunu bil, her çalışanın:
Ülkesi,
Yaşamı,
Ailesi,
Rutinleri,
Uyku saatleri,
Aktif olduğu zaman dilimleri,
Milli ve dini bayramları,
Resmi tatilleri parmak izi gibi farklıdır.
Yani herkesin aynı olmasını beklemek ve “Toplantı” denildiğinde tüm ekibin ortaya çıkmasını ummak yanlış. Muhtemelen biri ailesine zaman ayırırken biri uyuyor, diğeri işini bitirmek üzereyken öteki çalışmaya yeni hazırlanıyor.
Bu hem senin hem ekip arkadaşlarının iş-yaşam dengesi adına çok önemli bir nokta:
Bebeğinin altını değiştirmen gerekebilir.
Köpeğini tuvalete çıkarman gerekebilir.
O gün evinde temizlik yapılması gerekebilir.
Sayılamayacak kadar çok iş ve olasılık var.
Bu yüzden hem uzaktan hem farklı zaman dilimlerinde çalışan ekiplerin birbirine karşı empati duymaları ve saygılı olmaları son derece önemli. Bu sayede çalışanlar arasındaki hoşgörü ve anlayış artacak ve esasen daha sağlıklı bir çalışma ortamı oluşacak.
Ekip yöneticisi olarak görevliysen çalışanların zaman dilimlerini öğrenerek onlara karşı daha saygılı davranabilirsin. Elbette mail gönder, mesaj at fakat anında yanıt gelmesini bekleme. Bu konuda özgür olduğunu hissettirmen, çalışanların üretkenlik ve iç huzuru için gerekli.
Slack’te zaman dilimini güncelleyin
Proje yönetim araçları arasında popüler bir uygulama olan Slack, farklı zaman diliminde çalışanlar için oldukça kullanışlı.
Slack ile ekip oluşturabiliyor ve projelerin yönetimini verimli bir şekilde gerçekleştirebiliyorsun. Böylelikle Whatsapp üzerinden iletişim kurmana da gerek kalmıyor. Yani ekibi iş-mahremiyet dengesi güvende oluyor.
Ayrıca Slack’in farklı zaman dilimleri konusunda hassasiyetini seviyorum. Uzaktan çalışanların kendi zaman dilimini profilinde göstererek hangi saatlerde müsait olduklarını gösteriyor. Tam bir mesaj gönderirken ekip arkadaşınızın uyuduğunu anlayabiliyorsunuz.
Çalışanların aktif oldukları zaman dilimini öğrenmek için Slack’te bir ekip üyesinin profiline tıklamanız yeterli. Bunu sık sık kullanın çünkü yaygınlaşması gerekiyor. Bu kültürün yayılması hepimizin özel yaşamlarını iş hayatından koruyabilmesi için önemli.
Fakat önemli bir noktaya değinmek istiyorum. Slack uygulaması da diğerleri gibi hızlı ve anlık mesajlaşma için tasarlanmıştır ve bazı ekipler için verimsiz olabilir.
Örneğin, hızlı mesajlar dolayısıyla günde yüzlerce mesaj arasında kaybolup gitmeniz mümkün. Aynı Instagram’daki sonsuz bir akış gibi, Slack mesajlaşması da etkili kullanılmadığında magmaya kadar uzanabilir.
İş dışında konuşmayın demiyorum, Slack’ten ve LinkedIn'den goygoy yapıp e-postayla ciddili iş mailleri atmak da bir tercih.
Bunun önüne geçmek için sadece ve öz, yani asenkron iletişime ihtiyaç var. Aksi durumda Slack’in bir Whatsapp grubundan farkı kalmaz. Asenkron iletişimin ne olduğu ne nasıl uygulanacağına birazdan detaylı değineceğim.
Çoğunlukla e-posta kullanın
Sadece farklı zaman dilimlerinde çalışanlar için değil, freelancer ve uzaktan çalışanlar için de geçerli. İnternette biraz araştırma yaptım ve gördüm ki, halen çoğu insan e-posta kullanımının iş için en iyi iletişim aracı olduğunu düşünüyor.
E-posta; kime, nasıl mesaj göndereceğinizi bildiğiniz anlamına gelir. Yani “Tamam, evet hahaha” gibi kısa ve gereksiz kalabalık yaratacak cevaplar vermezsiniz.
Olabildiğince aklınızdaki tüm bilgileri aktarır ve cevaplanmasını istediğiniz soruları teker teker sıralarsınız. Bu aslında asenkron iletişimle de alakalı. İnsanlar e-posta yazarken cümleleri önemsemeye ve hiçbir soru işaretine yer vermeme konusunda daha temkinli davranıyor.
Sana önerim, e-posta çalışma arkadaşlarını yıldızla ve önemli olarak işaretle. Gün içinde sabah ve akşam olmak üzere 2 defa kontrol et. Dikkatini dağıtmayacağını düşünüyorsan iş e-postaları için sürekli bildirim almayı tercih edebilirsin.
Proje yönetim araçları kullanın
Proje yönetim araçlarının sayısı günden güne artıyor. Her ekibe uygun farklı özelliklerle donatılmış uygulamalar var. Bunların bazıları benzer özellikte, bazıları ise gerçekten ekiplerin işine kolaylaştıracak ayırt edici işlevlere sahip.
Uzaktan, farklı zaman dilimlerinde çalışanlar için üretkenliği artıracak proje yönetim araçları:
Trello: Ekip üyelerinin görevlerini takip edin ve projenin ilerleyişini anlık olarak izleyin. Kartlar ve etiketlerle projeyi özelleştirin.
Notion: Paylaşılabilir belgelerle görev listeleri ve projeler atayın. Veritabanı grafikleriyle mesajı açık hale getirin. Anlık yorumlar bırakarak iş akışını hızlandırın.
Basecamp: Mesaj ve sohbet odaları oluşturun. Görevleri ve son teslim tarihlerini yakından takip edin.
Asana: Projeleri detaylandırın ve ilerlemelerini takip edin. Zaman çizelgesi ve raporlar ile verimliliği artırın.
Google Docs: Paylaşılabilir, düzenlenebilir ve yorum bırakılabilir dokümanlar yaratın. Bağlantı linki kullanarak tüm ekibinizle paylaşın.
Google Sheets: Formülleri kullanarak özel tablolar oluşturun. Çalışanların ödeme listesini gerçek zamanlı paylaşın.
Hepsi olmasa da birkaçını kullanmak iş akışını önemli ölçüde hızlandırır. Ayrıca anlık yorum ve belge düzenleme işlevleriyle Notion ve Google Docs kalbimi çalıyor.
İstersen “24 verimli uzaktan çalışma aracı” adlı içeriğe ulaşarak proje yönetimini kolaylaştıran diğer uygulamalarla tanışabilirsin.
Asenkron iletişimi öğrenin
Asenkron iletişimi bu yazıdan sonra da araştırın ve kullanmaya başlayın. Bu yöntem kadar büyük bir rahatlık yok. Kısa, öz ve anlaşılır olmakla beraber asenkron yani anlık olmayan bir haberleşme türü.
Kurallar basit ve açık:
Ne istediğini detaylı ve açıkça belirt.
Sorular üret ve cevapla.
Asenkron iletişimde empati yeteneklerini sonuna kadar kullanman gerekecek. Kendini ekip arkadaşının yerine koy. Ondan bir şey istemek üzere mail attığını düşün. Sorması muhtemel olan soruları tahmin edersin. Teslim tarihi vs. bahsetmiyorum. Bunlar zaten olması gerekenler.
Düşün ki, hızla ve çok da düşünmeden bir mail attın. Ne istediğin açık değil, bir sürü soru birikti bile kafamda. Mailini gördüğümde ve sana yanıt verdiğimde saatler geçmiş olacak. Sen de gönderdiğim bir dizi soruyu muhtemelen saatler sonra cevaplayacaksın. Ben de bir gün sonra görüp projeye başlayacağım.
Çoktan sıkıldım bile, bu iletişimin ne kadar verimsiz olduğunu anlayabiliyor musun?
Bundan dolayı asenkron iletişimi uygularken kendine şunları sor:
Yeterince açık bir şekilde ifade ettim mi?
Detaylandırılması gereken bir konu var mı?
Mesajımı tablo ve dokümanla destekleyebilir miyim?
Arkadaşımın sorması muhtemel soruları cevapladım mı?
Zaman yönetimi konusunda da asenkron iletişimin önemi azımsanamaz. Ekip üyeleri asenkron iletişimden haberdar değilse, bu yöntemin iş akışını nasıl kolaylaştıracağını açıklamanız gerekebilir. Hatta bir aylık deneme yaparak sonuçları görmekten hiç zarar gelmez.
Senkron iletişime yer bırakın
Hep iş hep iş, sıkılır insan. Biraz da goyoy yapılsın, hayat çalışmaktan mı ibaret?
Bu nedenle senkron iletişime de yer bırakıyoruz. LinkedIn, Telegram, Slack; hızlı dönüş alman gereken zamanlarda kullanabileceğin hızlı mesajlaşma uygulamaları.
İş için önemli toplantı gerekiyorsa kendine lütfen sor: “Buna değer mi?” diye. Değmez gibi geliyorsa değmezdir, o kadar insanı Slack’ten anlaşılacak bir konu için sıkmayınız lütfen.
Doğum günleri ve bayramları kutlamak için de senkron iletişime ihtiyaç var. Hep iş konuşmayın, biraz gülücük ve kalp emojisi atın, teşekkür ve tebrik edin, hal hatır sorun.
Özetle
Uzaktan ve farklı zaman dilimlerinde çalışmanın çeşitli zorluklarına ve uygulanabilir bazı çözümlere değindik.
Günümüzde iletişim konularında çok da kasmaya gerek yok. Tek tuşla tüm bildirimleri susturuyoruz sonuç olarak. Uçak mod, odak mod? Bunlar boşuna değil.
Sadece insanları mecbur bırakmayalım yeterli. Çünkü farklı zaman dilimi demek, çok farklı bir boyut. Uyuyorum, nasıl cevap vereyim? Uyandırmayın lütfen.
Umarım bunlar uzaktan iletişim konusunda biraz fikir edinmene yardımcı olmuştur. Bu ön bilgilere sahip olmak şart çünkü yakın gelecekte daha fazla ihtiyacımız olacağı kesin.
Gelecekteki içerikler için bizi takip et ve bu tür zorlukların üstesinden gelen topluluğumuza katılmak için buraya tıkla!
Comments